In de Wooncirkel Tiel hangt een Digibord met relevante informatie voor cliënten en medewerkers. Sandra van Beem is een van de initiatiefnemers en beheerder, en een cliënt helpt haar bij het plaatsen van informatie. Connect sprak met Sandra en de cliënt over de totstandkoming, het gebruik en de toekomstplannen.
Hoe is het Digibord van de grond gekomen?
Sandra: “We zijn ongeveer anderhalf jaar geleden gestart. Daarvoor werkten we met whiteboards en losse briefjes: wie dienst had, inschrijflijstjes en mededelingen. Dat oogde rommelig, de informatie was niet overzichtelijk en bereikte niet iedereen. Erik Stuifzand (coördinator Herstel & Gezondheid) zei: ‘Het zou mooi zijn als we met de tijd meegaan en dit digitaliseren: één volwassen, informatief bord waarop alles samenkomt.’ Kort daarna is de pilot digibord van start gegaan.”
Waren jullie meteen enthousiast, of dachten jullie: ‘dat moeten we nog maar zien’?
Sandra: “Er ging best wat uitzoekwerk aan vooraf. Ik heb contact gehad met de Serviceorganisatie en kreeg in eerste instantie te horen dat het waarschijnlijk te duur zou zijn. Met hulp van voormalig stagiaire Denise hebben we verschillende aanbieders bekeken. We zochten nadrukkelijk geen ‘kinderachtig’ bord met vooral pictogrammen, maar een volwassen en aantrekkelijk informatief bord. Uiteindelijk kozen we voor MyWepp, mede omdat zij naast het fysieke digibord ook een app aanbieden. Daarmee kunnen cliënten ook thuis zien wat er op het bord staat." Rik van Tiem was betrokken bij de opstart. Later hebben ook andere locaties het Digibord ingevoerd. "Rik speelt een grote rol in de totstandkoming en uitbreiding van het Digibord binnen de RIBW en steunt mij in de coördinatie,” aldus Sandra.
Wat staat er op het Digibord?
Sandra vervolgt: “Het is heel divers. Denk aan: nieuwe medewerkers, informatie over het Wensenbureau, het Twinkeltje dat langskomt, of bijvoorbeeld de kapster die de locatie bezoekt. Daarnaast is het activiteitenprogramma te zien en sfeerberichten/foto's van activiteiten die hebben plaatsgevonden."
Het is dus een mix van praktisch en gezellig?
“Precies. Uitnodigingen voor activiteiten zoals een winterbarbecue plaatsen we op het bord. Ook het LUMEN-aanbod dat eerder alleen via e-mail werd gedeeld, zetten we nu zichtbaar neer. Daarnaast hebben we terugkerende tips, bijvoorbeeld over energie- en waterbesparing. En delen we informatie over kookworkshops en andere georganiseerde activiteiten. Ook kunnen cliënten zien welke collega’s werken. Dat is handig, want dan weet men gelijk wie het aanspreekpunt is op dat moment, vertelt Sandra.”
Jullie noemden ook een app
De cliënt licht toe: “De app is gekoppeld aan het digiboard. Alles wat je op het fysieke bord ziet, staat ook in de app, alleen in een andere lay-out. Cliënten kunnen dit dus op elke moment op hun eigen telefoon bekijken.”
Kijken cliënten er daadwerkelijk naar?
Cliënt: “Ja in de gang, bij het fysieke bord, zie je regelmatig cliënten die even blijven staan en kijken. De app wordt nog niet door alle cliënten gebruikt. We zijn bezig om mensen te enthousiasmeren om een account aan te maken."
Hoe proberen jullie het gebruik van de app te vergroten?
Sandra: “We zitten elke dinsdagochtend van 10.00 tot 12.00 uur in de gezamenlijke woonkamer van de wooncirkel om één-op-één te helpen met MyWepp. We willen daar nog iets zichtbaars bij, een banner of bord, zodat het duidelijk is waarvoor we er zitten. Maar het helpt wel: ik heb al meerdere accounts kunnen aanmaken.”
Cliënt: “Je merkt dat sommige cliënten het bord via de app juist heel actief volgen. Eén cliënt baalde dat de app op zijn telefoon het een tijd niet goed deed, omdat hij steeds wilde kijken. Hij kijkt bijvoorbeeld wat er ’s avonds gegeten wordt en hoeft ons dan niet meer te bellen. En weer een andere cliënt volgt ook heel precies wat er aan nieuws op staat.”
Wie zorgt ervoor dat het Digiboard actueel blijft?
Sandra: “In de praktijk coördineer ik het vooral. Ik probeer twee collega’s meer mee te krijgen, want het moet breder gedragen worden. Dat is belangrijk, zeker als ik met vakantie ben.”
En een cliënt helpt jou daarbij?
Sandra: “Ja, dat is echt heel fijn. Toen ik laatst terugkwam van vakantie, had de betreffende cliënt de hele activiteitenplanning van januari al in de agenda gezet. Top.”
Om het beheer makkelijker te maken, zijn er twee tablets aangeschaft. Cliënten gebruiken met de app op hun eigen telefoon een cliëntaccount en kunnen geen berichten aanpassen of items plaatsen. Met een medewerkersaccount op de aangeschafte tablets kunnen er juist wél berichten en agenda-items worden toegevoegd. De tablets liggen op kantoor en kunnen onder andere door de cliënt die hierbij helpt worden gebruikt wanneer dat nodig is. Sandra: “De cliënt signaleert ook dingen op de groep: ‘dit gaat niet door’ of ‘dit moet aangepast worden’. Zo houden we het Digibord up-to-date.”
Waar willen jullie naartoe met het digibord?
Sandra: “Het grotere doel is verbinding binnen de wooncirkel. En dat is breder dan alleen BW-cliënten.” Cliënt: “Ons streven is dat ook cliënten ambulant een account hebben en kunnen zien wat er georganiseerd en aangeboden wordt. Dan kunnen ze gemakkelijker aansluiten bij wat er in de Wooncirkel wordt georganiseerd." "Dat helpt tegen isolement,” vult Sandra aan. “Mooi is dat er vanuit het ambulante team al belangstelling komt: Diana van Dijk kwam laatst naar mij toe met de vraag om uit te leggen hoe de app werkt. Het begin is er,” zegt Sandra lachend. "Met alle plezier wil ik anderen hier over informeren en in meenemen. Ook zou het mooi zijn als cliënten zich straks via de app gaan aan- en afmelden voor een activiteit. Er liggen dus nog volop mooie kansen.”
